Hoe we met een geautomatiseerd e-mailproces elke maand 300+ cursisten inschrijven voor Veiligheidscentrum Noord.

De uitdaging

Veiligheidscentrum Noord (VCN) is een noordelijke partij voor veiligheidstrainingen zoals BHV en brandveiligheid. Het klantenbestand groeit als kool maar dit bracht ook groeiproblemen met zich mee. Hoe regel je het uitnodigen van kandidaten voor herhaalcursussen zonder dat dit een administratieve rompslomp wordt?

VCN had één doel: efficiëntie zonder in te leveren op kwaliteit. Dus klopten ze bij Rimbu aan voor een oplossing die niet alleen schaal schaalbaar, maar ook klantvriendelijk is.

De oplossing: een geautomatiseerde e-mailflow

Samen met VCN hebben we een systeem opgetuigd dat maandelijks honderden cursisten inschrijft met minimale handelingen. Klinkt te mooi om waar te zijn? Niet als je weet hoe.

De basis: data & herkenbaarheid

Allereerst zijn we in de cijfers gedoken. We brachten alle bestaande klantgegevens in kaart, zodat VCN precies ziet wie wanneer een herhaalcursus moet volgen.

Vervolgens hebben we een e-mailtemplate in de VCN-huisstijl gebouwd. Zo weet de ontvanger meteen dat de mail écht van VCN komt. De herkenbaarheid geeft vertrouwen en de professionele uitstraling straalt af op hun dienstverlening.

Emailflow die zichzelf verstuurt

Elke maand verstuurt VCN automatisch een uitnodiging naar hun klanten om medewerkers in te schrijven voor de herhalingscursus. In die uitnodiging zitten:

  • Een duidelijke call-to-action: één klik en je staat op de inschrijfpagina.
  • Een overzicht van deelnemers (voorletter, achternaam, geboortedatum).
  • De datum van de vorige cursus (zodat je meteen ziet wanneer een herhaling nodig is).
  • Een korte uitleg over de jaarlijkse verplichting van BHV.

Geen losse mailtjes meer, geen chaos in Excel-sheets. Gewoon in één klap alles geregeld.

Slimme reminders & persoonlijke opvolging

We weten dat mensen druk zijn en e-mails over het hoofd kunnen zien. Daarom bouwden we een remindersysteem:

  • Als je de eerste mail niet opent, krijg je na twee weken een beleefde herinnering.
  • Geen reactie? Dan pakt VCN de telefoon.

Hierdoor verdwijnt bijna niemand meer van de radar. Toch blijft er een klein restpercentage dat een foutief e-mailadres heeft opgegeven, dus die moeten we nog steeds even handmatig bellen.

Waarom dit zo goed werkt

De kracht ligt in de combinatie van VCN’s drive om te verbeteren en onze praktische, no-nonsense aanpak. Dankzij proactieve communicatie, data-analyse en automatisering kunnen ze zich nu weer focussen op wat écht belangrijk is: het geven van topcursussen.

Klaar voor groei zonder gedoe?

Word jij ook gillend gek van je administratie? Verspil je kostbare uren aan handmatig mails versturen? Dat kan dus anders.

Wij helpen je graag. Bel 085-1307925 of email ons via contact. Laten we samen uitvinden hoe we jouw processen kunnen automatiseren, zodat jij je kunt storten op je échte vak.